Tres consideraciones para determinar las necesidades de productividad en el lugar de trabajo

Cuando el cubículo se hizo popular en 1967, hizo algo más que cambiar el lugar de trabajo: creó una dinámica laboral completamente nueva. Se consideró que un espacio privado y personalizado era el camino hacia la máxima productividad. Desafortunadamente, el cubículo resultó ser la pesadilla de la existencia de muchos trabajadores de oficina, sin mencionar una fuente constante de inspiración cómica.

Con el tiempo, se cayeron las paredes y aparecieron los planos de planta de “oficinas abiertas”. Lo que comenzó como el acuerdo característico de la joven y moderna startup rápidamente se convirtió en una construcción que muchas empresas adoptaron, con diseños para mejorar la comunicación y crear una atmósfera de oficina más cohesiva. Si bien los planos de planta abiertos han recibido críticas mixtas a lo largo de los años, principalmente por su falta de privacidad, las nuevas dinámicas en el lugar de trabajo han enturbiado las aguas más recientemente, con un número cada vez mayor de empleados trabajando en capacidades híbridas o remotas.

El hecho es que aumentar la productividad en el lugar de trabajo es un desafío para todas las organizaciones y ahora, más que nunca, no existe un espacio de trabajo único para todos. Proporcionar a los trabajadores de hoy el espacio y las estructuras adecuados para realizar su trabajo de manera eficaz requiere una atención diligente a tres factores:

• Los roles desempeñados por cada empleado.
• Tecnologías que ayudan a que un espacio cumpla su función prevista
• Métodos para optimizar los distintos espacios que su empresa pone a disposición

1. Espacio según rol

Si sus empleados trabajan en un plano de planta abierto, asegúrese de proporcionar ubicaciones en el lugar que permitan a los trabajadores tener privacidad y concentración cuando lo necesiten.

La inversión en espacios de “talleres” colaborativos depende de la frecuencia con la que sus equipos intercambian ideas y resuelven problemas juntos. Si esa es una actividad frecuente, quizás necesites varios espacios que la permitan. Si es poco común, tal vez otra sala pueda funcionar como espacio de colaboración.

Cuando se trata de aumentar la productividad, una inversión modesta vale la pena, y un socio experimentado en servicios para el lugar de trabajo puede ayudarlo a realizar el difícil trabajo de estudiar su fuerza laboral y diseñar estrategias para brindarles los espacios que necesitan.

2. Incorporar las herramientas adecuadas para el trabajo

Hablamos de “espacios de trabajo”, pero el espacio en sí solo puede hacer mucho. La productividad y la colaboración dependen no sólo de dónde se colocan las paredes, sino también de qué herramientas se colocan dentro de las paredes. Por ejemplo, la mayoría de las empresas tienen una sala dedicada a presentaciones y reuniones formales. Pero sus presentaciones sólo serán tan productivas como las herramientas audiovisuales y otros equipos que tenga en la sala.

¿Sus salas de reuniones permiten realizar videoconferencias de forma rápida y sencilla? Con un número cada vez mayor de miembros de equipos híbridos y remotos, hablar cara a cara debería ser tan fácil como hacer una llamada telefónica, y con la tecnología actual, puede serlo. Las empresas que dependen de servicios de vídeo gratuitos o de primera generación no están explorando todo el potencial de llevar reuniones externas a la sala de reuniones.

Con la última tecnología de vídeo, no sólo puede iniciar reuniones con solo presionar un botón, sino que también puede compartir la pantalla de su computadora y transmitir datos a otros participantes. Cada canal de comunicación importante para una reunión productiva está alojado en un único dispositivo, lo que permite a los empleados dedicar menos energía a “dirigir” la reunión y más a realizar el trabajo.

¿Qué pasa con tus espacios de colaboración? Cuando imaginamos una sala para talleres y reuniones activas, la mayoría de nosotros imaginamos una gran pizarra a lo largo de una pared. ¿Pero es ésta realmente una solución del siglo XXI?

Una pizarra interactiva combina la flexibilidad de una pizarra estándar con la conectividad y las capacidades de los dispositivos digitales. Con un control preciso de la pantalla táctil, puede escribir, dibujar y modificar contenido, y compartirlo con personas que no están en la sala pero que se conectan a la presentación a través de una computadora, tableta o teléfono inteligente.

Guardar y compartir un archivo de sus creaciones en pantalla es rápido y fácil. Además, puede conectar su computadora, tableta o teléfono inteligente a la pizarra y usarla como pantalla de visualización instantánea, más rápida y visualmente más precisa que la proyección. Las herramientas están disponibles. Y al considerar dónde trabajarán sus empleados, debe pensar en qué pueden utilizar para hacerlo mejor.

3. Gestiona tus diferentes espacios

Saber cuándo hay espacios disponibles y reservarlos para tu reunión puede ser un proceso muy engorroso: consultar el estado de las salas en un solo lugar, hacer una reserva por otro canal de comunicación, esperar confirmación, etc.

La señalización digital fácilmente actualizable fuera de la puerta de cada sala de reuniones cambia esto por completo. Los letreros digitales no solo dejan claro cuándo las habitaciones están programadas y cuándo no, sino que también sirven como consolas de pantalla táctil para ingresar solicitudes de reserva. Con la información correcta disponible, es mucho más probable que los empleados aprovechen los bienes inmuebles disponibles.

Con el precio de los bienes inmuebles en estos días y un mayor número de empleados que trabajan de forma remota al menos parte del tiempo, impulsar (y optimizar) el uso del espacio de trabajo es muy importante. Una vez más, la optimización requiere inversión en un proceso. Debe estudiar el tráfico y los patrones de utilización de sus diversos espacios de trabajo y desde allí puede tomar decisiones sobre cómo programarlos y configurarlos.

La tecnología puede hacer algo de esto por usted. Al instalar sensores, puede medir la ocupación y obtener comentarios recurrentes para ayudarlo a utilizar espacios determinados. Con la información que recopile, podrá iterar y adaptar continuamente la disposición de su espacio de trabajo.

Si las presentaciones formales se realizan con poca frecuencia, puede encontrar otras formas de aprovechar ese espacio, como un espacio «sin cita previa» para los trabajadores que necesitan distribuir materiales en una mesa grande. Sus bienes inmuebles no son infinitos, y sólo a través de un escrutinio y una supervisión cuidadosa puede descubrir todas sus opciones para aprovechar al máximo sus espacios (y su productividad).

Aumentar la productividad en el lugar de trabajo no es un esfuerzo único para todos

Crear entornos de trabajo productivos es un esfuerzo que varía de una organización a otra. Sus trabajadores tienen diferentes necesidades y tomar decisiones sobre el espacio de trabajo que satisfagan esas necesidades requiere profundizar en los detalles y adaptar una solución a su negocio. Si dedica tiempo y recursos a esa inversión, verá que al final vale la pena.